Le videoconferenze di lavoro (o conference call) sono una modalità smart per organizzare riunioni e incontri fra più professionisti senza spostarsi dal proprio ufficio o per comunicare in caso di smartworking. L’utilizzo di strumenti online per le conferenze è una pratica abituale nel settore del digitale o nelle grandi aziende con sedi dislocate in diverse città, ma da alcuni anni si sta diffondendo anche in altre realtà, come le PMI.
Negli ultimi tempi, questi servizi stanno prendendo ancora più piede, sia nella sfera lavorativa che personale, a causa del necessario distanziamento sociale richiesto in questo periodo di emergenza. L’obbligo di restare a casa ha fatto scoprire a tutti, privati e lavoratori, l’utilità di questi strumenti per collaborare nelle diverse attività, ciascuno nella propria abitazione.
Famiglia e lavoro sono dimensioni che in questo periodo coesistono nello stesso spazio: la propria casa. Oltre a fare i salti mortali per trovare il giusto equilibrio, aiutati prevedendo ogni evenienza: copri tutti i potenziali rischi con una buona assicurazione casa. Così potrai dedicarti alle tue videoconferenze di lavoro senza altri pensieri o preoccupazioni.
I servizi e le app di video call per chiacchierare con gli amici sono veramente numerosi: da Skype a WhatsApp e Messenger, passando per FaceTime fino a Google Duo, e molti altri ancora. Se hai bisogno di un suggerimento o vuoi semplicemente saperne di più, leggi il nostro articolo dedicato alle soluzioni per le videochat tra amici. Ma questi programmi sono adatti anche alle necessità di un’azienda? Esistono servizi dedicati alle chiamate video per lavoro? La risposta non è scontata perché spesso dipende dal tipo di azienda in cui lavori, dalla sua dimensione e dal suo settore. Molti dei servizi disponibili per le chiamate video tra privati hanno delle caratteristiche che soddisfano le esigenze di imprese di piccole dimensioni e di quelle che hanno cominciato ora a sfruttare le potenzialità del digitale. Alcuni programmi offrono anche delle versioni business che integrano le funzionalità base con altre avanzate come la possibilità di integrarsi in maniera personalizzata all’infrastruttura tecnologica e ai processi aziendali. Queste soluzioni di videoconferenze sono solitamente a pagamento, a volte con dei piani diversi, a seconda delle esigenze. Vediamo insieme alcune delle soluzioni più diffuse ed efficienti per le videoconferenze online, sia free che a pagamento.
Le soluzioni Microsoft: Skype, Skype for Business e Teams
Skype, lo strumento ideale per liberi professionisti e piccole imprese – free
Il sistema più diffuso per le videochiamate sia personali che aziendali è Skype, nato nel 2003 e acquisito nel 2011 da Microsoft. Questo servizio offre gratuitamente un’unica piattaforma per messaggi, chiamate e videochiamate via internet, con l’unico vincolo di creare un account Microsoft. Le chat di gruppo, oltre a essere lo spazio di condivisione di messaggi e file senza compressione (fino a 300MB), possono essere utilizzate anche per iniziare una chiamata o videochiamata di gruppo. La seconda modalità per effettuare una conferenza video, che comprenda anche chi non ha un account Skype, è iniziare una riunione e condividere il link automatico con tutti gli interessati. Entrambe le modalità di videoconferenza hanno un limite massimo di 50 partecipanti, e offrono la possibilità di condividere lo schermo di uno dei partecipanti con gli altri. Inoltre, è possibile iniziare conversazioni e chiamate private, protette da crittografia end to end. Questa soluzione risulta ottima per organizzazioni con meno di 20 persone, ma non è integrata nei sistemi di gestione aziendale.
Skype for Business: il fratello di Skype lascerà presto la scena – a pagamento
Nel 2014 Microsoft ha aggiunto alla sua offerta anche Skype for Business, una versione per aziende e professionisti inclusa nel servizio a pagamento Office 365. Questa versione business è adatta a organizzazioni e aziende più strutturate, perché mantiene tutte le funzionalità della versione free, ma aumenta il limite massimo di partecipanti a 250 per le riunioni online e incrementa il livello di sicurezza agli standard aziendali.
Microsoft Teams: una piattaforma completa perfetta per medie e grandi aziende – a pagamento
Molto presto, il 31 luglio 2021, Skype for Business verrà definitivamente sostituito dalla piattaforma più recente della casa madre, Microsoft Teams, sul mercato dal 2017. Entrambi consentono di pianificare una riunione in videoconferenza da Outlook, ma Teams permette una maggiore integrazione con Office e altre App che aiutano e sostengono la gestione di un’impresa e la pianificazione delle sue attività, dalle mail al calendario alle interazioni. I “Teams”, e le video call da questi generate, sono potenzialmente illimitati e possono accogliere anche persone esterne all’organizzazione, come per esempio fornitori, clienti o collaboratori esterni. La novità del 2020 è il rilascio di una versione gratuita di Teams, che non richiede la sottoscrizione della licenza Office. La nuova versione presenta molti punti in comune con quella Business, ma anche delle restrizioni, in primis per quanto riguarda la capienza: un massimo di 500 mila membri dell’organizzazione e uno spazio di archiviazione di 2GB per utente e 10 di spazio condiviso, anziché 1 TB per utente. Alcune caratteristiche inoltre non saranno disponibili, come la registrazione delle riunioni o la loro pianificazione.
Google e la sua offerta per le videochiamate lavorative
Google Hangouts Meet: un servizio verticale di videoconferenze professionali – a pagamento
Per i clienti della G Suite, Google propone di effettuare le videoconferenze con Hangouts Meet che, insieme al fratello Hangouts Chat, offre una soluzione analoga a quella di Microsoft Teams. Queste due piattaforme, disponibili anche per il mobile, verranno presto rese disponibili anche in una versione free per l’uso personale. Hangouts Meet permette a chiunque, anche a chi non ha un account Google, di unirsi a una riunione video semplicemente cliccando sul link della riunione che ha ricevuto via mail, e partecipare alla videoconferenza via web. Anche Meet offre la funzionalità di condividere lo schermo di uno dei partecipanti, che può scegliere se condividere tutto o anche una sola particolare schermata di un programma. Come per Teams, anche per Meet è possibile creare una video-riunione dal calendario, in questo caso da Google Calendar. Le conversazioni audio/video sono criptate e quindi sicure secondo standard aziendali. Il numero massimo di partecipanti è 250.
Google Hangouts: chatta e videochiama dal tuo account Gmail – free
Al momento esiste una versione gratuita di Hangouts che permette sia di chattare che di videochiamare gratuitamente, con un limite di 10 persone per le video call. Il servizio è accessibile anche dal proprio account di posta Gmail.
Zoom: un’ottima soluzione per chiamate di breve durata tra colleghi – a pagamento e free
Un altro programma di videoconferenze online che sta spopolando in questo periodo è Zoom. Anche in questo caso esiste una versione free che consente conferenze con un massimo di 100 partecipanti e un limite di tempo di 40 minuti per le call di gruppo. Queste caratteristiche lo rendono particolarmente adatto a situazioni legate all’insegnamento, sia scolastico che sportivo. La versione free si presta meno a un uso aziendale, soprattutto nel caso di chiamate con clienti per presentazioni o conferenze, a causa dell’interruzione forzata. Anche in questo caso è possibile creare una stanza virtuale per la riunione, a cui viene abbinato un link da condividere con i partecipanti. Sebbene abbia avuto alcune difficoltà legate alla sicurezza, Zoom ha incrementato i suoi standard: è possibile creare una password specifica per una singola video call, chiudere l’accesso alla riunione una volta che tutti i partecipanti sono a bordo e usare la crittografia end-to-end per aumentare e garantire la privacy dell’incontro. Il programma si integra con i principali browser e programmi di e-mail. Le versioni a pagamento sbloccano i limiti di tempo, di numero di partecipanti e di spazio di archiviazione in modo similare agli altri sistemi che ti abbiamo già illustrato. Zoom, a differenza delle altre soluzioni, non è disponibile in lingua italiana.
Cisco Webex: il programma perfetto per i video-brainstorming – a pagamento e free
Anche la famosa azienda americana di infrastrutture Cisco System fornisce Webex, il suo programma di videoconferenza adatto alla dimensione lavorativa. Le funzionalità sono simili a quelle di Teams e Meet, ma si integrano meglio con programmi di altre proprietà, come servizi di posta e di elaborazione file. La versione free di Cisco Webex permette di aggiungere fino a 100 membri nelle videoconferenze, senza limiti di tempo e permette una collaborazione anche durante la chiamata grazie a una lavagna per condividere le idee. Le versioni a pagamento aumentano i limiti e le possibilità di collaborazione con servizi aggiuntivi come spazio di archiviazione, la registrazione delle videochiamate e la possibilità di pianificare le riunioni da calendario.
Video call sicure e senza registrazione con Jitsi – free
Se la tua azienda è di piccole o medie dimensioni, o se sei un libero professionista, e non ti capita spesso di dovere effettuare video chiamate, Jitsi potrebbe essere la soluzione che fa per te. Questo programma è scaricabile su qualsiasi computer e smartphone, ma offre anche la versione web. Il primo punto di forza di questo servizio è la sicurezza: tutte le chiamate video e anche solo audio sono codificate, ed è possibile abilitare la crittografia anche per le chat. La seconda caratteristica chiave è che non è necessaria la registrazione per creare una video call da browser con Jitsi Meet. Basta creare il link associato alla conversazione e condividerlo con gli altri invitati alla riunione, che potranno così parteciparvi. Potenzialmente non c’è un limite al numero delle persone coinvolte: in condizioni standard, la piattaforma riesce a supportare adeguatamente la partecipazione di 35 persone, ma la stabilità della rete e le prestazioni del tuo computer potrebbero influenzare questa capacità. Altre caratteristiche interessanti sono la registrazione delle conferenze su Dropbox e la funzione “alza la mano” per prenotare un turno di parola, ovviando al problema della sovrapposizione con gli altri partecipanti.
Puoi trovare un’infinità di servizi e programmi che ti permettano di creare conferenze e fare videochiamate di lavoro. L’importante è identificare le funzioni che possono esserti davvero utili e scegliere la soluzione più conveniente e sicura per la tua attività.